Kanzlei­verwaltung / Team­assistenz (m/w/d)

Bei vogelplus bestimmt der Teamgeist alle Interaktionen. Mit fachlicher Kompetenz und Charakter meistern wir jede Aufgabe. Die Kommunikation und der Austausch – untereinander und mit unseren Kunden – haben für uns den höchsten Stellenwert. Flache Hierarchien bieten allen im Team die Möglichkeit, sich individuell zu entfalten und für sich selbst neue, spannende Aufgabenbereich zu eröffnen – alles in einer Atmosphäre, die von Spaß an der Arbeit, Flexibilität, Kreativität, Ergebnisorientierung, gemeinsamer Wertschätzung und Unterstützung geprägt ist.

Ihre Aufgaben:

Rechnungswesen & Abrechnung:

• Erstellung und Versand von Honorarrechnungen und Abschlagsrechnungen sowie Pflege und Überwachung des Mahnwesens.

Kanzlei- und Team­unterstützung

• Unterstützung der Kanzleileitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Enge Zusammenarbeit mit den Steuerberater:innen und Fachangestellten.

Organisation & Administration

• Organisation von Teamevents (Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, usw.) und Mandantenveranstaltungen
• Vorbereitung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten
• Pflege des digitalen und/oder physischen Dokumentenmanagements
• Terminorganisation, Fristenüberwachung und Nachverfolgung
• Verwaltung des Posteingangs & -ausgangs
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Besprechungen

Kommunikation & Schnittstellen­funktion

• Erste Anlaufstelle für unsere Mandanten per Telefon, E-Mail oder persönlich
• Interne Kommunikation mit Mitarbeitenden und Kanzleileitung
• Unterstützung bei der Mandantenkorrespondenz (schriftlich und telefonisch)

Prozess- und Organisations­unterstützung

• Mitarbeit bei der Optimierung interner Abläufe und Verwaltungsprozesse
• Unterstützung bei internen Projekten (z. B. Digitalisierung, Kanzleiorganisation)
• Pflege von Stammdaten und internen Übersichten

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, gerne mit Kanzleihintergrund (Rechtsanwalts-, Steuerberater- oder Notariatskanzlei)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit DATEV von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise sowie ein freundliches Auftreten
• Organisationsfähigkeit
• Belastbarkeit und Flexibilität im Kanzleialltag

Was Sie bei uns erwartet:

• Zusammenarbeit in einem engagierten Team & flachen Hierarchien
• Unterstützung bei deiner Fort- oder Weiterbildung sowie Spezialisierung mit eigenem Budget
• Unsere Kanzlei ist nach modernsten Ergonomie- und Design-Standards ausgestattet und liegt verkehrsgünstig am Rand der Freiburger Einkaufszone und Bahnhofsnähe
• Wir sind Vorreiter im Bereich digitaler Arbeitsweise
• Unser positives Gemeinschaftsgefühl stärken wir mit einer morgendlichen Kaffeepause, zu der alle im Team eingeladen sind
• Ausflüge und regelmäßige Events fördern unseren Zusammenhalt

Selbstverständlich ist bei uns ebenso:

• Ein sehr gutes Gehalt sowie ein 13. Gehalt + Zuschuss zum Kindergarten
• Flexible Arbeitszeiten mit Fokus auf wenig Überstunden – Work-Life-Balance
• Homeoffice mit bis zu 2 Tagen/Woche
• 30+1 Tag Urlaub im Jahr
• Besondere Sparpläne zur Rente oder vermögenswirksame Leistungen
• Ein sehr gutes Betriebsklima sowie ein moderner Arbeitsplatz
• Weiterbildungsmöglichkeiten, Förderung eines beruflichen Studiums, Zuschuss zu Fremdsprachenkurse
• Hansefit
• Bereitstellung von Getränken & im Sommer Eis
• Spendit-Card
• Unterstützung bei der Wohnungssuche
• Parkplätze in der Freiburger Innenstadt
• Regiokarte